Una volta ricevute le domande di supplenza da parte degli aspiranti, si compilano le graduatorie di Circolo e d’Istituto.
Le graduatorie di Circolo sono valide per i supplenti delle scuole materne ed elementari. Esse sono in realtà un sottoinsieme delle graduatorie provinciali, elaborate ogni triennio circa. I direttori dei circoli didattici acquisiscono tali graduatorie per i conferimenti di nomina, e le pubblicano all’albo della direzione didattica.
Le graduatorie d’Istituto riguardano invece le scuole secondarie e sono compilate dai capi d’istituto ogni triennio circa, tenendo conto delle relative graduatorie provinciali. Esse debbono essere pubblicate all’albo della scuola entro 15 giorni dal termine ultimo per la presentazione delle domande di supplenza.
I criteri per la formazione delle graduatorie di supplenza tengono conto dei vari tipi di graduatorie da produrre e delle precedenze.
Naturalmente le graduatorie sono incrementabili ogni anno in seguito agli inserimento degli aspiranti non inclusi in graduatoria provinciale.