Personalizzazioni

|  | Lo scopo di quest’Area del sistema è quello di automatizzare le operazioni usuali nella gestione del magazzino e dell’inventario. Le funzioni dell’Area Magazzino consentono, ad esempio, di registrare e stampare il buono d’ordine e da questo, all’arrivo della merce, di caricare automaticamente il materiale nei registri di facile consumo o nell’inventario. Dal menu File/Tabelle è possibile accedere a tutte le Tabelle che contengono i dati, utilizzati dal Sistema, per la compilazione automatica dei diversi documenti prodotti all’interno della Segreteria. Ogni Tabella può essere consultata e personalizzata dall’utente stesso. I metodi di consultazione e personalizzazione delle diverse Tabelle sono analoghi (vedi Introduzione). Gli strumenti per la consultazione dei dati sono:
|  | i pulsanti di navigazione;
|  | il pulsante Cerca Record;
|  | il pulsante Filtro/Ordinamento; mentre gli strumenti principali per l’implementazione sono:
|  | il pulsante Inserisci Record + inserimento dati tramite tastiera.
|  | il pulsante Elimina Record. Ognuno di questi pulsanti si trova all’interno della Barra degli strumenti, per la Gestione di Tabelle e Archivi. Di seguito sono riportati alcuni esempi di personalizzazioni.
|  | Personalizzazione dei Dati Utente All’interno dell’Archivio Comune Dati Utente è possibile inserire i dati relativi all’Istituzione Scolastica che utilizza la procedura. Alcune informazioni vengono proposte in maniera automatica, in base al codice meccanografico indicato all’interno dell’Archivio delle Istituzioni Scolastiche.

Inserire il nome della Scuola all’interno del Sistema

|  | Scegliere File/Archivi Comuni/Dati Utente dalla Barra dei menu. Compare la finestra Dati Utente. Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Compilare la Scheda Anagrafici tenendo conto dei diversi tipi di campo.
|  | Fare clic sul pulsate Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Nota… Assicurarsi che, all’interno della finestra Dati Utente, sia corretto il riferimento alla personalità giuridica. Nel caso il riferimento alla personalità giuridica non sia corretto (casella di opzione) modificarlo e poi uscire dall’applicazione e rientrare in quanto il programma è progettato per adattarsi alle esigenze specifiche relative a questa informazione.
|  | Scegliere Utilità/Impostazione Ambiente di Lavoro dalla Barra dei menu. Compare la finestra Modifica Dati di Impostazione Ambiente di Lavoro.
|  | Inserire le impostazioni corrette, Utente, Anno Gestione, Anno Scolastico, e fare clic su OK.
|  | Ubicazioni Le Ubicazioni sono tutti i luoghi di destinazione del materiale consegnato dal magazziniere, sia inventariale che non inventariale.

Inserire i principali Reparti ai quali sono destinati i beni

|  | Scegliere File/Tabelle/Ubicazioni dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ubicazioni.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire l'Ubicazione di interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Eliminare un'Ubicazione

|  | Scegliere File/Tabelle/Ubicazioni dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ubicazioni.
|  | Selezionare l'Ubicazione di interesse (è sufficiente fare clic su un qualunque campo relativo all’Ubicazione da eliminare).
|  | Fare clic sul pulsante Elimina.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Trovare un'Ubicazione in base alla Descrizione

|  | Scegliere File/Tabelle/Ubicazioni dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ubicazioni. Fare clic in un qualunque campo Descrizione.
|  | Fare clic sul pulsante Trova. Compare la finestra Ricerca su: Descrizione
|  | Inserire la Descrizione d’interesse nel campo Cerca e fare clic su OK. Il Reparto trovato viene selezionato.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | La finestra Ubicazioni è molto estesa, quindi per inserire tutti i dati è necessario spostarsi verso destra con la barra di scorrimento orizzontale. Il significato dei diversi campi è il seguente: Identificativo : è il solito numero progressivo che identifica il reparto, ma che non occorre ricordare in quanto è possibile rintracciare il reparto anche in base alla descrizione. Tipo : indica se si tratta di Laboratorio, Classe, Corso, Altro. Descrizione : è una definizione sintetica che identifica univocamente il reparto. Luogo, Stanza, Piano : è l’ubicazione fisica (sede, se occorre, ala, ecc.). Funzionario responsabile : è un campo collegato all’archivio dei responsabili. Indicando qui il nome del Funzionario responsabile, questo verrà proposto automaticamente in fase di movimentazione. Nel caso in cui non sia stato ancora inserito il responsabile nell’apposita Tabella, lo si può inserire direttamente dalla finestra Ubicazioni, senza dover per forza annullare la fase di inserimento dell’ubicazione.

Inserire un Funzionario Responsabile in Archivio dalla finestra Ubicazioni

|  | Scegliere File/Tabelle/Ubicazioni dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ubicazioni.
|  | Scorrere la finestra a fino a visualizzare il campo Funzionario responsabile (in fondo a destra).
|  | Fare clic sul pulsante posto alla sinistra del campo Funzionario responsabile d’interesse (pulsante con tre puntini). Compare la finestra Ricerca su: Responsabili.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Compilare i campi richiesti (Cognome, Nome, Note).
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Selezionare il Responsabile d’interesse e fare clic su OK.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Nota… Il Responsabile inserito viene automaticamente inserito nella Tabella Responsabili (File/Tabelle/Responsabili).
|  | Luoghi di Carico e Scarico Nel caso in cui il magazziniere consegni il materiale in più destinazioni vanno indicati dettagliatamente i relativi recapiti.

Inserire i Luoghi di Carico per i fornitori

|  | Scegliere File/Tabelle/Luoghi di carico dalla Barra dei menu. Compare la relativa finestra.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire il Luogo di carico e scarico d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Nota… E’ possibile eliminare un Luogo di carico e scarico tramite il pulsante Elimina.
|  | Categorie Inventariabili o non inventariabili Le categorie sono distinte in base al tipo di materiale. Sia per le scuole con personalità giuridica che per quelle senza personalità giuridica sono disponibili quelle secondo normativa vigente. E’ possibile variare o modificare una Categoria solo in caso di eventuali disposizioni ministeriali. Una volta eseguite variazioni errate è necessario ripristinare l’impostazione originaria utilizzando la funzione di importazione delle Tabelle.

Inserire le Categorie

|  | Scegliere File/Tabelle/Categorie/Inventariabili o Non inventariabili dalla Barra dei menu. Compare la relativa finestra.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire la Categoria d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

|  | Macro Articoli Si tratta di un eventuale raggruppamento di articoli della stessa natura. Ad esempio, se è stato deciso di distinguere come articoli le Penne nere dalle Penne rosse, possiamo legarle ad un Macro Articolo Penne.

Inserire un Macro Articolo

|  | Scegliere File/Tabelle/Macro Articoli dalla Barra dei menu. Compare la relativa finestra.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire il Macro Articolo d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Settori Merceologici Il Settore Merceologico serve per individuare quali articoli si riferiscono alla stesso tipo di fornitura. Si tratta di un'ulteriore forma di raggruppamento. Ad esempio il Materiale di pulizia, l’Informatica, ecc.

Inserire i Settori Merceologici

|  | Scegliere File/Tabelle/Settori merceologici dalla Barra dei menu. Compare la relativa finestra.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire il Settore Merceologico d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Nota… E’ possibile eliminare un Settore Merceologico tramite il pulsante Elimina.