Personalizzazioni

|  | Prima di iniziare ad utilizzare l’Area Bilancio è utile eseguire le seguenti personalizzazioni.
|  | Personalizzazione dei Dati Utente All’interno dell’Archivio Comune Dati Utente è possibile inserire i dati relativi all’Istituzione Scolastica che utilizza la procedura. Alcune informazioni vengono proposte in maniera automatica, in base al codice meccanografico indicato all’interno dell’Archivio delle Istituzioni Scolastiche.

Inserire il nome della Scuola all’interno del Sistema

|  | Scegliere File/Archivi Comuni/Dati Utente dalla Barra dei menu.
|  | Compilare la Scheda Anagrafici tenendo conto dei diversi tipi di campo.
|  | Fare clic sul pulsate Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi. Scegliere Utilità/Impostazione Ambiente Lavoro dalla Barra dei menu. Compare la finestra Modifica Dati di Impostazione Ambiente di Lavoro. Verificare che il campo utente contenga il nome della scuola di interesse.
|  | Debitori e Creditori
|  | Questi due Archivi Base contengono tutti i dati relativi ai debitori e creditori della scuola. Tali Archivi contengono tutti i dati anagrafici del debitore o creditore ed inoltre gli importi dei movimenti, divisi fra quelli di competenza ed i residui. Al debitore o creditore viene assegnato un codice che l’utente non può modificare. Tale codice viene assegnato al programma automaticamente al momento del salvataggio. È comunque possibile inserire i debitori e creditori in fase di inserimento movimenti, senza dover necessariamente passare per questo archivio.

Consultare l'Archivio Debitori

|  | Scegliere File/Archivi Base/Debitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale.
|  | Inserire la Ragione Sociale d’interesse e fare clic su OK.
|  | Per muoversi a partire dal creditore d’interesse utilizzare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Modificare i dati all'interno dell'Archivio Debitori

|  | Scegliere File/Archivi Base/Debitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale. Inserire la Ragione Sociale d’interesse nel campo Cerca e fare clic su OK Fare clic sul campo che si desidera modificare e procedere alla modifica tenendo conto dei diversi tipi di campo. Per cancellare fare clic sul campo e premere CANC sulla tastiera. Ripetere l’operazione per ogni campo che si desidera modificare.
|  | Fare clic sul pulsante Annulla Modifiche se si desidera ripristinare la situazione precedente.
|  | Fare clic sul pulsante Salva. Dopo il salvataggio non è più possibile annullare le modifiche.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire un nuovo Debitore

|  | Scegliere File/Archivi Base/Debitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale.
|  | Fare clic su Annulla.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. I campi della finestra si svuotano per accogliere i nuovi dati. Compilare i campi relativi. Per passare da un campo all’altro si può utilizzare il mouse o il tasto TAB (tabulatore) della tastiera.
|  | Fare clic sul pulsante Dipendenti se si desidera inserire come debitore il nominativo di un dipendente (Anagrafico dipendenti dell’Area Personale), quindi selezionare il dipendente d’interesse e fare clic su OK.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Debitore

|  | Scegliere File/Archivi Base/Debitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale. Cercare il debitore da eliminare.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Consultare l'Archivio Creditori

|  | Scegliere File/Archivi Base/Creditori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale.
|  | Inserire la Ragione Sociale nel campo Cerca e fare clic su OK. Compaiono i dati anagrafici del creditore selezionato.
|  | Per muoversi all’interno dell’Archivio utilizzare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Modificare i dati all'interno dell'Archivio Creditori

|  | Scegliere File/Archivi Base/Creditori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale. Inserire la Ragione Sociale d’interesse nel campo Cerca. Fare clic sul campo che si desidera modificare e procedere alla modifica tenendo conto dei diversi tipi di campo. Per cancellare fare clic sul campo e premere CANC sulla tastiera. Ripetere l’operazione per ogni campo che si desidera modificare.
|  | Fare clic sul pulsante Annulla Variazioni se si desidera ripristinare la situazione precedente.
|  | Fare clic sul pulsante Salva. Dopo il salvataggio non è più possibile annullare le modifiche.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire un nuovo Creditore

|  | Scegliere File/Archivi Base/Creditori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale. Fare clic su Annulla.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. I campi della finestra si svuotano per accogliere i nuovi dati. Compilare i campi relativi. Per passare da un campo all’altro si può utilizzare il mouse o il tasto TAB (tabulatore) della tastiera.
|  | Fare clic sul pulsante Dipendenti se si desidera inserire come Creditore il nominativo di un dipendente (Anagrafico dipendenti dell’Area Personale), quindi selezionare il dipendente d’interesse e fare clic su OK.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Creditore

|  | Scegliere File/Archivi Base/Creditori dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale. Cercare il creditore da eliminare.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Le Firme
|  | In questo archivio sono memorizzate le firme che verranno utilizzate nella stampa dei vari modelli; è possibile inserire un numero illimitato di firme, e poi scegliere quelle da stampare sui vari modelli, nell’archivio Impostazione Firme su Stampe. In questo archivio è possibile definire quali firme debbano comparire sui vari modelli. Di seguito sono riportati i codici dei vari modelli presenti nel programma e le firme disponibili per ciascun modello.
|  | Codice | Descrizione | Firme disponibili
|  | ALL_E | Allegato E/A1/2 bis | Firma 1
|  | AVV_PAG | Avviso di pagamento | Firma 1
|  | BIL_CON | Frontespizio bilancio consuntivo | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | BIL_PR | Frontespizio bilancio previsione | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | DIST_TR | Distinta di trasmissione tesoriere | Firma 1, Firma 2
|  | F_MOD_B | Frontespizio mod. B | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | F_MOD_C | Frontespizio mod. C | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | F_MOD_F | Frontespizio mod. F | Firma 1, Firma 3
|  | MOD_D | Modello D | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | MOD_E | Modelli E/A/2 | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | MOD_F | Modello F | Firma 1
|  | REV_MAN | Stampa reversali/mandati | Firma 1, Firma 2, Firma 3
|  | Tutte le personalizzazioni impostate secondo i modelli standard, sono già presenti nell’archivio, l’utente dovrà operare in questo archivio solo per apportare qualche variazione rispetto a ciò che è impostato nel programma.

Consultare la Tabella Firme

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra con l'elenco delle firme.
|  | Per passare da una firma all'altra usare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire una nuova Firma

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra con l'elenco delle firme.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una nuova riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Riempire i campi con i dati d’interesse e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare una Firma

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra con l’elenco delle firme.
|  | Posizionarsi sulla firma che si desidera eliminare. Fare clic sul pulsante Elimina Record e rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Impostare le firme sulle stampe

|  | Scegliere File/Tabelle/Impostazione Firme su Stampe dalla Barra dei menu. Compare la finestra Personalizzazione Firme.
|  | Scegliere la Descrizione relativamente al Codice identificativo del Documento. Scegliere la Firma relativa utilizzando i campi elenco.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Modalità Pagamenti e Riscossioni
|  | Le Tabelle Modalità Pagamento e Modalità Riscossione contengono le descrizioni dei pagamenti e delle riscossioni che possono poi essere utilizzati nella gestione dei mandati e delle reversali.

Consultare la Tabella Modalità Riscossione

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Riscossione dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Riscossione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire una nuova Modalità di Riscossione

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Riscossione dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Riscossione.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Compilare i campi richiesti e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare una Modalità di Riscossione

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Riscossione dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Riscossione.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record e rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Consultare la Tabella Modalità Pagamento

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Pagamento dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Pagamento.
|  | Per passare da una pagamento all'altro usare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire una nuova Modalità di Pagamento

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Pagamento dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Pagamento.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Compilare i campi richiesti e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare una Modalità di Pagamento

|  | Scegliere File/Tabelle/Modalità Pagamento dalla Barra dei menu. Compare la finestra Gestione Modalità Pagamento.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Organi Deliberanti
|  | Questa tabella contiene le descrizioni degli organi deliberanti, che possono poi essere utilizzati nella gestione dei mandati e delle reversali.

Consultare la Tabella Organi Deliberanti

|  | Scegliere File/Tabelle/Organi Deliberanti dalla Barra dei menu. Compare la finestra Organi Deliberanti.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire un nuovo Organo Deliberante

|  | Scegliere File/Tabelle/Organi Deliberanti dalla Barra dei menu. Compare la finestra Organi Deliberanti.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una nuova riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Riempire i campi con i dati d’interesse e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Organo Deliberante

|  | Scegliere File/Tabelle/Organi Deliberanti dalla Barra dei menu. Compare la finestra Organi Deliberanti.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Titoli, Categorie e Capitoli
|  | Il Bilancio della scuola deve seguire l’impostazione e le regole del Bilancio dello Stato. Ogni uscita di cassa deve essere coperta da un’entrata. Lo Stato non può comprare materiale se non c’è un’entrata corrispondente, così avviene per la scuola. Il Bilancio della Scuola non è dunque a profitto ma è un sistema di gestione e controllo: bilancio di pareggio. Il Bilancio della scuola segue la seguente struttura gerarchica: Titoli (titoli delle entrate e titoli delle uscite). I Titoli possono essere suddivisi in Categorie. Categorie (categorie delle entrate e categorie delle uscite). Le Categorie possono essere suddivise in Capitoli. Capitoli ( capitoli delle entrate e capitoli delle uscite). I Capitoli possono essere suddivisi in Sottocapitoli. La scuola non può inserire o modificare i Titoli, Categorie e Capitoli delle entrate e delle uscite, può soltanto creare eventuali sottocapitoli. Alla fine dell’anno ogni scuola produce un Piano Consuntivo e lo invia al Provveditorato. Il Provveditorato riunisce i Consuntivi delle scuole per produrre il proprio consuntivo e lo invia al Ministero della Pubblica Istruzione. Il Ministero riunisce i consunti dei Provveditorati e fa il proprio consuntivo. Ogni ENTRATA all’interno della scuola è costituita da: ACCERTAMENTO REVERSALE Ogni USCITA all’interno della scuola è costituita da: IMPEGNO MANDATO La Scuola fa l’Accertamento nel momento in cui riceve la notifica del finanziamento che riceverà. Nell’Accertamento è indicata la data in cui verrà effettuato il bonifico bancario alla Scuola (all’interno dell’Area Bilancio è possibile inserire un Accertamento relativo ad un certo importo). Successivamente all’inserimento dell’Accertamento è possibile inserire la Reversale da mandare al cassiere. La Reversale da disposizione alla Banca e quindi determina la disponibilità di cassa. La Reversale deve essere stampata ed inviata alla Banca. Un’uscita di cassa può essere determinata, ad esempio, dallo stipendio ad un supplente. In questo caso sarà necessario inserire all’interno dell’Area Bilancio un impegno (relativo al servizio specificato nel contratto stipulato con il supplente) ed un mandato alla banca per effettuare il bonifico bancario sul conto del supplente.
|  | Titoli
|  | Questa tabella è divisa in entrate ed uscite e contiene i Titoli a cui fanno riferimento i Capitoli. Il pulsante Ent./Usc. permette di passare automaticamente dalla gestione dei Titoli attivi (Titoli di entrata) a quelli passivi (Titoli di uscita) e viceversa.

Consultare la Tabella Titoli Entrate

|  | Scegliere File/Tabelle/Titoli/Entrate dalla Barra dei menu. Compare la finestra Titoli Entrate.
|  | Per passare da un titolo all’altro usare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire un nuovo Titolo Entrata

|  | Scegliere File/Tabelle/Titoli/Entrate dalla Barra dei menu. Compare la finestra Titoli Entrate.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una nuova riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Riempire i campi con i dati d'interesse e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Titolo Entrata

|  | Scegliere File/Tabelle/Titoli dalla Barra dei menu. Compare la finestra Titoli Entrate. Selezionare il Titolo da eliminare.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Categorie
|  | Questa tabella, come la precedente è divisa in entrate ed uscite e contiene le Categorie a cui fanno riferimento i Capitoli; ogni categoria deve a sua volta far riferimento ad un Titolo dell’archivio precedente. Il pulsante Ent./Usc. permette di passare automaticamente dalla gestione delle Categorie attive a quelle passive e viceversa.

Consultare la Tabella Categorie Entrate

|  | Scegliere File/Tabelle/Categorie/Entrate dalla Barra dei menu. Compare la finestra Titoli Entrate.
|  | Per passare da un categoria all’altra usare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire una nuova Categoria Entrata

|  | Scegliere File/Tabelle/Categorie/Entrate dalla Barra dei menu. Compare la finestra Categorie Entrate.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. Compare una nuova riga vuota per accogliere i nuovi dati.
|  | Riempire i campi con i dati d’interesse e fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Categoria Entrata

|  | Scegliere File/Tabelle/Categorie dalla Barra dei menu. Compare la finestra Categorie Entrate. Selezionare la Categoria che si desidera eliminare.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Capitoli
|  | Questa tabella è divisa in entrate ed uscite e contiene tutti i capitoli utilizzabili nella gestione della contabilità. La finestra è divisa in più schede: Anagrafici, Contabili, Residui. Per visualizzare il contenuto delle diverse schede è sufficiente fare clic sul nome della scheda d’interesse. Il pulsante Ent./Usc. permette di passare automaticamente dalla gestione dei capitoli attivi a quelli passivi e viceversa. Di seguito è riportata una descrizione dettagliata del significato delle voci: Anagrafici Capitolo/Articolo : il codice del capitolo e dell’articolo a cui ci si riferisce; la codifica rispetta l’effettivo numero di capitolo ed articolo, ad esempio il capitolo 2 articolo 1 viene codificato 02/01 (la / viene proposta automaticamente dal programma e non deve essere digitata dall’utente. Nel caso sia necessario creare ulteriori suddivisioni, è possibile inoltre creare dei capitoli con il codice formato da cinque numeri. Descrizione : si tratta di una descrizione ridotta del capitolo che comparirà in tutte le visualizzazioni e nelle stampe dei partitari. Descrizione Estesa : è la descrizione completa del capitolo che compare nella stampa dei bilanci. Titolo/Categoria : è il riferimento che quel capitolo ha nell'archivio titoli e in quello categorie. Ex Capitolo Dot/Non Dot : riferimento al vecchio capitolo (solo per le scuole che nel 1997 hanno cambiato capitoli e devono stampare questi riferimenti sul bilancio). Corrispondente su nuovo bilancio : è il riferimento al codice che quel capitolo assume nell’anno successivo e serve per la gestione dei residui degli anni precedenti; sugli archivi dell’anno attuale non deve comparire nessun codice in quanto non ci sono gli archivi dell’anno successivo (in fase di cambio anno il programma genera automaticamente questo codice e deve essere variato manualmente solo in particolari condizioni). Causale : attualmente non utilizzato. Estremi Variazione : gli estremi delle variazioni che compariranno nella stampa del bilancio consuntivo. Stampa su Bilancio : se il capitolo deve essere stampato sul bilancio oppure no. Residui (S/N) : questo flag indica se per il capitolo corrente è prevista la presenza di residui. In caso negativo in fase di registrazione dei residui su un capitolo in cui non è previsto, verrà proposto un messaggio che avvisa l'utente dell'incongruenza. Aggiorna anche Capitolo : da utilizzare nel caso di capitoli composti da più articoli di cui si vuole un partitario dettagliato ma che devono comparire come importo unico in bilancio (in questo caso bisogna attivare questa opzione e registrare i movimenti sui vari articoli); attivando questa opzione è possibile avere sia il partitario dettagliato che raggruppato sul capitolo che compare in bilancio tramite l'apposito flag richiesto in fase di stampa partitari. Contabili La maggior parte dei campi all’interno di questa scheda non è accessibile all’utente poiché viene aggiornata automaticamente dal programma; descriviamo qui di seguito i campi modificabili: Previsione Definitiva Anno Precedente/Variazione Proposta : gli importi che compariranno sul bilancio preventivo; questi dati sono modificabili anche attraverso la voce di Menu Imputazione bilancio preventivo. Prelevamento Avanzo Amministrazione : l’importo del prelevamento dell’avanzo di amministrazione. Previsione di Cassa : campo utilizzato solo da quegli Enti che hanno necessità di avere la previsione di cassa per i capitoli.
|  | Residui In questa finestra compaiono gli importi dei residui degli ultimi cinque anni con i relativi movimenti di cassa. Questi importi non devono essere variati dall’utente in quanto sono automaticamente aggiornati dal programma. Tramite il pulsante Sel. anno è possibile selezionare l’anno dei capitoli da visualizzare, in modo da poter avere una visione completa di tutti i capitoli.

Consultare l'Archivio Capitoli

|  | Scegliere File/Archivi Base/Capitoli/Entrate dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Capitolo/Articolo.
|  | Fare clic su Annulla.
|  | Per passare da un record all'altro utilizzare i pulsanti di navigazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | In alternativa…
|  | Dopo il punto 1 scegliere il codice del capitolo nel campo Cerca. Fare clic su OK. Compaiono i dati relativi al capitolo d'interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Inserire un nuovo Capitolo

|  | Scegliere File/Archivi Base/Capitoli/Entrate dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra di dialogo Ricerca su: Capitolo/Articolo. Fare clic su Annulla.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record. I campi della finestra si svuotano per accogliere i nuovi dati. Compilare i campi relativi. Per passare da un campo all’altro si può utilizzare il mouse o il tasto TAB (tabulatore) della tastiera.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.

Eliminare un Capitolo

|  | Scegliere File/Archivi Base/Capitoli/Entrate dalla Barra dei menu. Se l’archivio è già stato caricato con i relativi dati compare la finestra Ricerca su: Capitolo/Articolo. Fare clic su Annulla. Cercare il Capitolo da eliminare.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record. Rispondere Sì alla domanda di conferma eliminazione.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.