Archivi Base

|  | Gestione degli Articoli Prima di cominciare ad inserire i dati occorre riflettere sui criteri di organizzazione degli articoli affinché risulti successivamente corretta l’impostazione prescelta. Poiché gli articoli sono distinti in inventariabili e non inventariabili, la maschera di inserimento e gestione degli stessi subisce alcune leggere variazioni secondo il tipo.

Consultare l’Archivio degli Articoli inventariabili

|  | Fare clic sul pulsante Articoli inventariabili. Se l’archivio non è vuoto (cioè se contiene almeno due Articoli), compare la finestra di dialogo Ricerca su: Descrizione (nel caso in cui tale finestra non dovesse comparire passare direttamente al punto 4 della procedura). Fare clic su Annulla. Compaiono i dati relativi al primo Articolo inventariabile presente in Archivio. La finestra Articoli è suddivisa in quattro sezioni: Generici, Categoria, Numerici, Storico.
|  | Utilizzare i pulsanti di navigazione per passare da un record all’altro.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi o Chiudi Finestra.

Consultare l’Archivio degli Articoli non inventariabili

|  | Fare clic sul pulsante Articoli non inventariabili. Se l’archivio non è vuoto, compare la finestra di dialogo Ricerca su: Descrizione (nel caso in cui tale finestra non dovesse comparire passare direttamente al punto 4 della procedura). Fare clic su Annulla. Compaiono i dati relativi al primo Articolo non inventariabile presente in Archivio. La finestra Articoli è suddivisa in quattro sezioni: Generici, Categoria, Numerici, Storico.
|  | Utilizzare i pulsanti di navigazione per passare da un record all’altro.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi o Chiudi Finestra.

Trovare un Articolo

|  | Fare clic sul pulsante Articoli inventariabili. Compare la finestra di dialogo Ricerca su: Descrizione. Inserire la Descrizione desiderata nel campo Cerca e fare clic su OK. Compaiono i dati relativi all’Articolo d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi o Chiudi Finestra.
|  | In alternativa…
|  | Fare clic sul pulsante Articoli inventariabili (o non inventariabili). Se l’archivio non è vuoto, compare la finestra di dialogo Ricerca su: Descrizione. Fare clic su Annulla. Compaiono i dati relativi al primo Articolo inventariabile(o non inventariabili) presente in Archivio.
|  | Fare clic sul pulsante Filtro/Ordinamento. Compare la finestra che consente l’inserimento di criteri di ricerca e ordinamento dei dati. Scegliere dal campo elenco Nome Colonna la voce d’interesse, ad esempio Descrizione. Scegliere dal campo elenco Filtro un operatore, ad esempio =. Digitare la Descrizione desiderata nel campo Selezione e fare clic su OK.
|  | Utilizzare i pulsanti di Navigazione per consultare i dati corrispondenti al criterio selezionato.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Nota…
|  | Fino a che è impostato un filtro sarà possibile consultare solo i dati che soddisfano le condizioni di ricerca. Per tornare all’elenco completo occorre rimuovere il filtro, facendo clic sul pulsante Filtro/Ordinamento, e quindi sul pulsante Reset.

Eliminare un Articolo

|  | Fare clic sul pulsante Articoli inventariabili (o Articoli non inventariabili). Se l’archivio non è vuoto, compare la finestra di dialogo Ricerca su: Descrizione. Inserire Descrizione relativa all’Articolo che si desidera eliminare dall’Archivio. Compare la finestra Articoli contenente i dati relativi all’Articolo d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina Record.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | La finestra Articoli, riproposta di seguito, è suddivisa nelle seguenti Sezioni: Dati Generici
|  | Identificativo: è un numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento. Può essere utilizzato, in caso l’utente lo ricordi, per richiamare l’articolo più velocemente tramite il pulsante Cerca Record. Se l’utente non ricorda il numero identificativo può individuare l’articolo con i metodi di ricerca descritti precedentemente. Tipo: indica se l’articolo è inventariabile o non inventariabile. Codice: è un altro campo che identifica l’articolo. Non è obbligatorio. Conviene utilizzarlo solo se è già stato assegnato un codice agli articoli di magazzino. Gli articoli potranno poi essere rintracciati in base al codice, ma anche in base all’identificativo e alla descrizione. Descrizione: contiene la descrizione dell’Articolo. Dettaglio: in questo campo non bisogna indicare la descrizione generica dell’articolo. Se ad esempio stiamo inserendo l’articolo armadio metallico a due ante di cui la parte fissa generica è armadio (che va nel campo descrizione), non dobbiamo inserire nello spazio dettaglio la dicitura armadio metallico a due ante, ma solo la parte variabile metallico a due ante. Marca: questo campo deve contenere la marca dell’articolo, solo nel caso che corrisponda a tutti i modelli relativi all’articolo stesso. Codice attribuito dal fornitore: non è un campo obbligatorio. Può essere utile per velocizzare la procedura di ordinazione. Codice attribuito dal P.G.S.: serve per la compilazione del modello 130pgs. Riporta l’eventuale codice fornito dal Provveditorato Generale dello Stato. Annotazioni: contiene un’informazione descrittiva relativa all’articolo. Ubicazione: è un campo utile per facilitare le operazioni di ricerca nel magazzino. Categoria Categoria: è un campo, collegato alla tabella delle Categorie, che si adegua al tipo di materiale, per cui in caso di materiale inventariabile appaiono le categorie dell’inventario e in caso di materiale non inventariabile quelle del facile consumo, in base alla tipologia della scuola (con o senza personalità giuridica). Tabella di rivalutazione: è un campo attivo solo per il materiale inventariabile. Serve per conoscere il reale valore del materiale mobile della scuola. Macro articoli: è un campo, collegato alla Tabella Macro Articoli, utile in caso sia necessario effettuare statistiche o riepiloghi oppure per individuare un gruppo similare di articoli. Settore merceologico: è un campo, collegato alla Tabella Settori merceologici, e consente una catalogazione del materiale in base ad un ulteriore raggruppamento. Ad esempio si possono distinguere gli articoli appartenenti all’informatica da quelli relativi a materiale di pulizia, ecc.
|  | Dati numerici
|  | Unità di misura: si trova solo nella finestra relativa al materiale non inventariabile. E’ un campo descrittivo (es: kg, l, cm). Costo unitario ultimo acquisto: è un’informazione che viene dedotta dai movimenti di magazzino. Percentuale IVA: si riferisce all’articolo in generale. Viene proposta automaticamente in fase di movimentazione, ma può essere variata volta per volta. Giacenza iniziale, Totale carico, Totale scarico, Giacenza attuale: vengono calcolati in base alle movimentazioni effettuate in magazzino. Scorta minima: contiene il numero minimo di articoli che vogliamo siano giacenti in magazzino. Scorta massima : contiene la quantità massima giacente in magazzino. Serve per determinare gli approvvigionamenti.
|  | Storico Ultimo fornitore, Penultimo fornitore, Terzultimo fornitore, Data ultimo carico, Data ultimo scarico : sono informazioni che possono essere consultate per sapere quando e da chi è stato acquistato ultimamente il materiale.

Ottenere il Riepilogo completo degli Articoli

|  | Scegliere File/Archivi Base/Articoli/Riepilogo dalla Barra dei menù. Compare la finestra Selezione articoli.
|  | Fare clic sul pulsante Tutti.
|  | Fare clic sul pulsante Stampa per ottenere la stampa dell’elenco completo degli Articoli (inventariabili e non inventariabili). Compare la finestra Seleziona Report.
|  | Selezionare il Report d’interesse e fare clic su OK. Compare la finestra Riepilogo articoli.
|  | Fare clic sul pulsante Stampa.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Ottenere il Riepilogo parziale degli Articoli

|  | Scegliere File/Archivi Base/Articoli/Riepilogo dalla Barra dei menù. Compare la finestra Selezione articoli.
|  | Fare clic sul pulsante Filtro se si desidera visualizzare solo un tipo di Articoli (ad esempio solo gli articoli inventariabili), quindi su OK.
|  | Fare clic sul pulsante Tutti (per selezionare tutti gli articoli inventariabili).
|  | Fare clic sul pulsante Stampa per ottenere la stampa dell’elenco dei soli Articoli inventariabili. Compare la finestra Seleziona Report.
|  | Selezionare il Report d’interesse (Riepilogo articoli di tipo inventariabile) e fare clic su OK Compare la finestra Riepilogo articoli di tipo inventariabile.
|  | Fare clic sul pulsante Stampa.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Fornitori Poiché spesso il magazzino individua nuovi fornitori ai quali richiedere preventivi e con i quali scambiare informazioni, è consentito al magazziniere l’inserimento di nuovi fornitori, ma non la cancellazione. Ad ogni inserimento di un nuovo fornitore o ad ogni variazione delle generalità di uno già esistente, viene generato automaticamente un messaggio di avvertimento per il gestore dell’Area Bilancio così che egli ne possa essere informato.

Consultare l’Archivio dei Fornitori

|  | Scegliere File/Archivi Base/Fornitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio non è vuoto (cioè se contiene almeno due Fornitori), compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale.
|  | Fare clic su Annulla. Compaiono i dati relativi al primo Fornitore presente in Archivio.
|  | Utilizzare i pulsanti di Navigazione per passare da un record all’altro.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | La finestra Fornitori, riproposta di seguito, è sud divisa nelle sezioni Generalità e Altro. Generalità
|  | Identificativo : è un numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento. Questo può essere utilizzato, nel caso l’utente lo ricordi, per trovare più velocemente un fornitore tramite il pulsante Cerca Record. E’ comunque possibile individuare il fornitore in base ad altre informazioni come ad esempio la Ragione Sociale. Sospeso per il magazzino : questa casella di opzione, se attivata, indica che il fornitore non verrà inserito nell’elenco dei fornitori in fase di ricerca all’interno dell’Area Magazzino. Ragione sociale : in questo campo deve essere inserito il nome della ditta oppure il cognome e nome della persona. Codice fiscale : in caso di persona giuridica (ditta) a volte coincide con la partita IVA. In questo caso va ripetuta anche su questo campo. Partita IVA : nel caso di persona fisica indicare solamente se effettivamente esistente. Indirizzo, Comune, CAP, Fax, Telefono, Zona : sono i dati generici che vengono proposti automaticamente nella corrispondenza col fornitore.
|  | Altro Modalità di pagamento : sono informazioni che serviranno all’area contabilità in fase di pagamento. Internet sito : alcuni fornitori posseggono un sito internet (indirizzo della rete dove sono pubblicate pagine esplicative sull’attività della ditta). Può essere utile memorizzarlo in questo campo (es: www.xyz.it). Internet e-mail : l’indirizzo di posta elettronica internet può essere sfruttato per scambiare informazioni con il fornitore (es: nome@provider.it). Rappresentante, Rappresentante telefono : questi campi contengono le generalità del rappresentante o dell’agente e il suo recapito telefonico diretto. Note : contiene annotazioni riservate all’operatore. Sconto : se indicato in questo campo, viene proposto in fase di compilazione del buono d’ordine.

Inserire un nuovo Fornitore

|  | Scegliere File/Archivi Base/Fornitori dalla Barra dei menu. Se l’archivio non è vuoto, compare la finestra di dialogo Ricerca su: Ragione Sociale.
|  | Fare clic su Annulla. Compare la finestra Fornitori, suddivisa nelle sezioni Generalità e Altro, contenente i dati relativi al primo Fornitore presente in Archivio.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Compilare i campi richiesti.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Capitoli Si tratta dei Capitoli del Bilancio. L’utente di questo archivio (chi ha la possibilità di inserimento e variazione dei dati) è il gestore dell’area Bilancio, per questo motivo dall’Area Magazzino è consentita solo la consultazione dell’Archivio dei Capitoli.

Consultare l’Archivio dei Capitoli di Bilancio

|  | Scegliere File/Archivi Base/Capitoli dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ricerca su: Capitolo/Articolo. Inserire il Capitolo d’interesse nel campo Cerca e fare clic su OK. Compaiono i dati relativi al Capitolo d’interesse (i campi sono tutti grigi, cioè di sola lettura).
|  | Fare clic sul pulsante Cerca Record per visualizzare i dati relativi ad un altro Capitolo.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi Finestra.
|  | Fatture

Consultare l’Archivio delle Fatture

|  | Scegliere File/Archivi Base/Fatture dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ricerca su: Identificativo. Fare clic su Annulla. Compare la finestra Fatture.
|  | Utilizzare i pulsanti di Navigazione per raggiungere la Fattura desiderata.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | I campi presenti all’interno della finestra Fatture sono i seguenti: Identificativo : è il numero progressivo fornito automaticamente al momento dell'inserimento e riguarda l’Istituto e non il fornitore. Non corrisponde al numero della fattura, che verrà richiesto in seguito. Data : è la data di registrazione della fattura, quindi non la data della fattura. Numero fattura, del : sono indicati sulla fattura stessa e sono dati dal fornitore. Fornitore : è un campo collegato all’Archivio Base Fornitori. Note : contiene informazioni libere sulla fattura. Importo : contiene l’importo complessivo totale compresa IVA e altro.

Inserire una fattura in Archivio

|  | Scegliere File/Archivi Base/Fatture dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ricerca su: Identificativo. Fare clic su Annulla. Compare la finestra Fatture.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record e compilare i campi richiesti.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Copiare i dati di una fattura

|  | Scegliere File/Archivi Base/Fatture dalla Barra dei menu. Compare la finestra Ricerca su: Identificativo. Fare clic su annulla. Compare la finestra Fatture.
|  | Raggiungere la fattura da cui copiare i dati utilizzando i pulsanti di navigazione oppure il pulsante Cerca Record.
|  | Fare clic sul pulsante Imposta Segnalibro.
|  | Fare clic sul pulsante Copia da Segnalibro.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Fare di nuovo clic sul pulsante Copia da Segnalibro. I dati della fattura vengono riproposti nel nuovo record.
|  | Modificare i dati differenti.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Delibere

Consultare l’Archivio delle Delibere

|  | Scegliere File/Archivi Base/Delibere dalla Barra dei menu. Compare la finestra Delibere.
|  | Utilizzare i pulsanti di Navigazione per raggiungere la Delibera d’interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Inserire una nuova Delibera

|  | Scegliere File/Archivi Base/Delibere dalla Barra dei menu. Compare la finestra Delibere.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Compilare i campi richiesti.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | La finestra Delibere contiene i seguenti campi: Numero : è il numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento. Del : contiene la data di registrazione della delibera, quindi non la data della delibera. Protocollo : è il numero di protocollo della delibera. Organo deliberante : collegamento con il relativo archivio. Descrizione : motivo della delibera.