Personalizzazioni

|  | Lo scopo di quest’Area del Sistema è quello di automatizzare le operazioni usuali nella gestione delle Minute Spese da parte del Responsabile Amministrativo. Le funzioni dell’Area Minute Spese consentono, ad esempio, di aprire e chiudere il Registro delle Minute Spese, registrare movimenti di spesa sul Registro stesso, gestire i reintegri dell'anticipazione al Responsabile Amministrativo e stampare riepiloghi e modelli del Registro. Il collegamento automatico - opzionale - con l'Area Bilancio consente inoltre di gestire tutte le spese tenendo sempre aggiornato il Bilancio della Scuola. Dal menu File/Tabelle è possibile accedere alle Tabelle utilizzate dal Sistema per quest’Area, ovvero i Parametri Generali per Anno, necessari per l’apertura del Registro, e le Firme, utili per impostare le firme che devono comparire sulle stampe dei Registri e dei Modelli. Le Tabelle possono essere consultate e personalizzate dall’utente stesso. I metodi di consultazione e personalizzazione delle diverse Tabelle sono analoghi (vedi Introduzione). Gli strumenti per la consultazione dei dati sono:
|  | i pulsanti di navigazione;
|  | il pulsante Cerca Record;
|  | il pulsante Filtro/Ordinamento; mentre gli strumenti principali per l’implementazione sono:
|  | il pulsante Inserisci Record + inserimento dati tramite tastiera.
|  | il pulsante Elimina Record. Ognuno di questi pulsanti si trova all’interno della Barra degli strumenti, per la Gestione di Tabelle e Archivi. Di seguito sono riportati alcuni esempi di personalizzazioni.
|  | Personalizzazione dei Dati Utente All’interno dell’Archivio Comune Dati Utente è possibile inserire i dati relativi all’Istituzione Scolastica che utilizza la procedura. Alcune informazioni vengono proposte in maniera automatica, in base al codice meccanografico indicato all’interno dell’Archivio delle Istituzioni Scolastiche.

Inserire il nome della Scuola all’interno del Sistema

|  | Scegliere File/Archivi Comuni/Dati Utente dalla Barra dei menu. Compare la finestra Dati Utente. Fare clic sul pulsante Inserisci Record.
|  | Compilare la Scheda Anagrafici tenendo conto dei diversi tipi di campo.
|  | Fare clic sul pulsate Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Scegliere Utilità/Impostazione Ambiente di Lavoro dalla Barra dei menu. Compare la finestra Modifica Dati di Impostazione Ambiente di Lavoro.
|  | Inserire le impostazioni corrette, Utente, Anno Gestione, Anno Scolastico, e fare clic su OK.
|  | Firme La Tabella Firme costituisce l’archivio dei nominativi che devono firmare i documenti prodotti dal Sistema. Ad ogni nominativo è associata una carica.

Inserire una Firma

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra Firme.
|  | Fare clic sul pulsante Inserisci Record ed inserire la Firma di interesse, specificando l’ID, la descrizione della carica ed il nominativo.
|  | Fare clic sul pulsante Salva.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Eliminare una Firma

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra Firme. Selezionare la Firma di interesse.
|  | Fare clic sul pulsante Elimina.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.

Trovare una Firma in base alla Descrizione

|  | Scegliere File/Tabelle/Firme dalla Barra dei menu. Compare la finestra Firme. Fare clic in un qualunque campo Descrizione.
|  | Fare clic sul pulsante Trova. Compare la finestra Ricerca su: Descrizione
|  | Inserire la Descrizione d’interesse nel campo Cerca, facendo attenzione alla distinzione tra maiuscole e minuscole (il Sistema permette di non tenerne conto deselezionando il campo) e fare clic su Primo e poi su OK. La Firma trovata viene selezionata.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | Parametri Generali per Anno L’impostazione dei Parametri Generali per Anno è la prima operazione da compiere per iniziare la gestione delle Minute Spese. È solo in seguito a questa operazione, infatti, che è possibile aprire il Registro su cui tali spese dovranno essere inserite.

Impostare i Parametri Generali per Anno

|  | Scegliere File/Tabelle/Parametri Generali per Anno dalla Barra dei menu. Compare la relativa finestra.
|  | Fare clic sul pulsante di inserimento per impostare il Responsabile Reintegro. Compare la finestra Ricerca su: Fornitori.
|  | Se il Responsabile Reintegro non è già presente all’interno dell’Archivio, è necessario accedere all'Area Bilancio per inserirlo (vedi Manuale Area Bilancio). Selezionare il record di interesse. Fare clic sul OK. Il fornitore viene inserito come Responsabile del Reintegro.
|  | Fare clic sul pulsante Salva per salvare i Parametri. Compare un messaggio di attenzione che comunica all’utente che è stato inserito il saldo di inizio anno, ovvero il movimento di apertura del Registro.
|  | Fare clic sul pulsante Chiudi.
|  | La finestra Parametri per Anno, riproposta di seguito, comprende i seguenti campi:
|  | Parametri attuali Anno : è l’anno scolastico di riferimento, impostato con la funzione Utilità/ Impostazione Ambiente di Lavoro. Scuola : è il nome della scuola, presente nell’Archivio Comune Dati Utente. Tipo Scuola : è il tipo di scuola, presente nell’Archivio Comune Dati Utente. Parametri generali Scuola : comprende l’Id ed il nome della scuola. Anno : è l’anno di gestione. Prossimo Record : indica il numero del movimento successivo nel Registro delle Minute Spese. Saldo Cassa : visualizza la somma presente nella Cassa.
|  | Tipo Scuola : dal menu a tendina, è possibile modificare il tipo della scuola. Collegamento finanziaria Coll. Finanziaria S/N : se deselezionato, disattiva il collegamento con l’Area Bilancio; tale collegamento inserisce automaticamente i movimenti delle Minute Spese tra i movimenti di Bilancio. Responsabile Reintegro : accede all’Archivio dei Fornitori, all’interno del quale deve essere inserito il nominativo di chi è Responsabile del Reintegro (in genere il Responsabile Amministrativo Stesso). Cod. Pagamento : è il codice della modalità di pagamento predefinita associata al Responsabile Reintegro (le modalità vengono impostate tra le Tabelle dell’Area Bilancio, con il menu File/Tabelle/Modalità Pagamento). Cod. Cassa : è il codice della cassa predefinita associata al Responsabile Reintegro (le casse vengono impostate negli Archivi Base dell’Area Bilancio, con il menu File/Archivi Base/Progressivi Casse). Importo Apertura Fondo : quando l’importo è stato definito con l’apposito movimento nell’Area Bilancio, viene visualizzato in questo campo.
|  | Nota… La finestra Parametri per Anno presenta tutti i campi preimpostati, ad eccezione del Responsabile Reintegro, in base ai dati inseriti negli Archivi o nelle Tabelle dell’Area Bilancio.