La finestra Articoli, riproposta di seguito, è suddivisa nelle seguenti Sezioni:

Identificativo: è un numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento. Può essere utilizzato, in caso l’utente lo ricordi, per richiamare l’articolo più velocemente tramite il pulsante Cerca Record. Se l’utente non ricorda il numero identificativo può individuare l’articolo con i metodi di ricerca descritti precedentemente.

Tipo: indica se l’articolo è inventariabile o non inventariabile.

Codice: è un altro campo che identifica l’articolo. Non è obbligatorio. Conviene utilizzarlo solo se è già stato assegnato un codice agli articoli di magazzino. Gli articoli potranno poi essere rintracciati in base al codice, ma anche in base all’identificativo e alla descrizione.

Descrizione: contiene la descrizione dell’Articolo.

Dettaglio: in questo campo non bisogna indicare la descrizione generica dell’articolo. Se ad esempio stiamo inserendo l’articolo armadio metallico a due ante di cui la parte fissa generica è armadio (che va nel campo descrizione), non dobbiamo inserire nello spazio dettaglio la dicitura armadio metallico a due ante, ma solo la parte variabile metallico a due ante.

Marca: questo campo deve contenere la marca dell’articolo, solo nel caso che corrisponda a tutti i modelli relativi all’articolo stesso.

Codice attribuito dal fornitore: non è un campo obbligatorio. Può essere utile per velocizzare la procedura di ordinazione.

Codice attribuito dal P.G.S.: serve per la compilazione del modello 130pgs. Riporta l’eventuale codice fornito dal Provveditorato Generale dello Stato.

Annotazioni: contiene un’informazione descrittiva relativa all’articolo.

Ubicazione: è un campo utile per facilitare le operazioni di ricerca nel magazzino.

Categoria: è un campo, collegato alla tabella delle Categorie, che si adegua al tipo di materiale, per cui in caso di materiale inventariabile appaiono le categorie dell’inventario e in caso di materiale non inventariabile quelle del facile consumo, in base alla tipologia della scuola (con o senza personalità giuridica).

Tabella di rivalutazione: è un campo attivo solo per il materiale inventariabile. Serve per conoscere il reale valore del materiale mobile della scuola.

Macro articoli: è un campo, collegato alla Tabella Macro Articoli, utile in caso sia necessario effettuare statistiche o riepiloghi oppure per individuare un gruppo similare di articoli.

Settore merceologico: è un campo, collegato alla Tabella Settori merceologici, e consente una catalogazione del materiale in base ad un ulteriore raggruppamento. Ad esempio si possono distinguere gli articoli appartenenti all’informatica da quelli relativi a materiale di pulizia, ecc.

Unità di misura: si trova solo nella finestra relativa al materiale non inventariabile. E’ un campo descrittivo (es: kg, l, cm).

Costo unitario ultimo acquisto: è un’informazione che viene dedotta dai movimenti di magazzino.

Percentuale IVA: si riferisce all’articolo in generale. Viene proposta automaticamente in fase di movimentazione, ma può essere variata volta per volta.

Giacenza iniziale, Totale carico, Totale scarico, Giacenza attuale: vengono calcolati in base alle movimentazioni effettuate in magazzino.

Scorta minima: contiene il numero minimo di articoli che vogliamo siano giacenti in magazzino.

La finestra Fornitori, riproposta di seguito, è sud divisa nelle sezioni Generalità e Altro.

Identificativo: è un numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento. Questo può essere utilizzato, nel caso l’utente lo ricordi, per trovare più velocemente un fornitore tramite il pulsante Cerca Record. E’ comunque possibile individuare il fornitore in base ad altre informazioni come ad esempio la Ragione Sociale.

Sospeso per il magazzino: questa casella di opzione, se attivata, indica che il fornitore non verrà inserito nell’elenco dei fornitori in fase di ricerca all’interno dell’Area Magazzino.

Ragione sociale: in questo campo deve essere inserito il nome della ditta oppure il cognome e nome della persona.

Codice fiscale: in caso di persona giuridica (ditta) a volte coincide con la partita IVA. In questo caso va ripetuta anche su questo campo.

Partita IVA: nel caso di persona fisica indicare solamente se effettivamente esistente.

Modalità di pagamento: sono informazioni che serviranno all’area contabilità in fase di pagamento.

Internet sito: alcuni fornitori posseggono un sito internet (indirizzo della rete dove sono pubblicate pagine esplicative sull’attività della ditta). Può essere utile memorizzarlo in questo campo (es: www.xyz.it).

Internet e-mail: l’indirizzo di posta elettronica internet può essere sfruttato per scambiare informazioni con il fornitore (es: nome@provider.it).

Rappresentante, Rappresentante telefono: questi campi contengono le generalità del rappresentante o dell’agente e il suo recapito telefonico diretto.

Note: contiene annotazioni riservate all’operatore.

I campi presenti all’interno della finestra Fatture sono i seguenti:

Identificativo: è il numero progressivo fornito automaticamente al momento dell'inserimento e riguarda l’Istituto e non il fornitore. Non corrisponde al numero della fattura, che verrà richiesto in seguito.

Data: è la data di registrazione della fattura, quindi non la data della fattura.

Numero fattura, del: sono indicati sulla fattura stessa e sono dati dal fornitore.

Fornitore: è un campo collegato all’Archivio Base Fornitori.

Note: contiene informazioni libere sulla fattura.

La finestra Delibere contiene i seguenti campi:

Numero: è il numero progressivo che viene fornito automaticamente al momento dell’inserimento.

Del: contiene la data di registrazione della delibera, quindi non la data della delibera.

Protocollo: è il numero di protocollo della delibera.

Organo deliberante: collegamento con il relativo archivio.